1. TARKOITUS

Näiden periaatteiden tarkoituksena on luoda menettelytapoja, jotka koskevat sijoitusrahastojen salkkujen rahoitusinstrumenttien tuoman äänioikeuden käyttämistä, vrt. 21. joulukuuta 2011 annettu asetus Norjan arvopaperilain 2 §:n 24 momentin mukaisesta äänioikeuden käyttämisestä.

2. YLEINEN STRATEGIA

2.1 Omistajaohjaus

ODIN Forvaltning AS («ODIN Forvaltning») on velvollinen huolehtimaan siitä, että rahastojen ja osuudenomistajien etuja valvotaan parhaalla mahdollisella tavalla. Salkkuyhtiöittensä lisäarvon parantamiseksi ja/tai substanssiarvon näkyvyyden lisäämiseksi ODIN Forvaltning ja salkunhoitajat huolehtivat osakkaiden oikeuksista rahastojen osuudenomistajien puolesta. ODIN Forvaltning edellyttää, että salkkuyhtiöt noudattavat hyvän omistajaohjauksen ja hallinnoinnin periaatteita.
Käsitteet omistajaohjaus ja yhtiön hallinnointi ovat englanninkielisen käsitteen «corporate governance» suomennos. Sekä hyvän omistajaohjauksen että yhtiön hallinnoinnin periaatteilla pyritään selventämään yhtiön omistajien, hallituksen ja päivittäisestä johtamisesta vastaavan tahon välistä roolijakoa.

ODIN Forvaltning pitää omalta osaltaan huolen siitä, että Norjassa toimivat ja salkunhoitajiemme sijoituskohteina olevat pörssiyhtiöt noudattavat Norjan suositusta omistajaohjauksen ja yhtiön hallinnoinnin periaatteiden noudattamisesta (www.nues.no). Mikäli ODIN Forvaltningin jonkin salkkuyhtiön omistajaohjauksen ja hallinnoinnin ei katsota toimivan asianmukaisesti, salkunhoitaja pyrkii vaikuttamaan yhtiön hallitukseen ja/tai johtajiin välttämättömien muutosten aikaansaamiseksi. Salkunhoitajat voivat omistajavaltaa käyttäessään tehdä niin halutessaan yhteistyötä myös muiden osakkeenomistajien kanssa.

Joissakin tapauksissa ODIN Forvaltning saattaa kuitenkin katsoa, että jonkin tietyn rahoitusinstrumentin myynti voi palvella osuudenomistajien etuja paremmin kuin turvautuminen omistajavallan muihin eri muotoihin.

2.2 Hallituksen jäsenten nimittäminen

ODIN Forvaltningin tavoitteena on vaikuttaa yhtiöihin niin, että hallituksen jäsenten tai yhtiöiden muiden keskeisten elinten nimittäminen tapahtuu läpinäkyvällä ja tehokkaalla tavalla. Sen tulee tapahtua yhtiön vaalikomitean, hallituksen tai johdon välisen vuorovaikutuksen pohjalta. ODIN Forvaltning voi lisäksi tarvittaessa olla mukana yhtiöiden vaalikomiteoissa edellyttäen, että se tapahtuu ODIN Forvaltningin toimintavapautta rajoittamatta ja että sen katsotaan muiltakin osin olevan osuudenomistajien etujen mukaista.

2.3 Yhtiökokous

ODIN Forvaltningin tavoitteena on olla mahdollisuuksien mukaan aina edustettuna useimpien salkkuyhtiöittemme yhtiökokouksissa. Toisin sanoen osallistumme niihin henkilökohtaisesti tai valtakirjalla. ODIN Forvaltning ei käytä avoimia valtakirjoja, ellei sellaista pidetä muiden tekijöiden perusteella tarkoituksenmukaisena.
Salkunhoitaja vastaa siitä, että äänioikeutta käytetään kyseessä olevan sijoitusyhtiön sijoitustarkoituksen ja strategian mukaisesti.

3. YHTIÖLLE MERKITTÄVIEN TAPAHTUMIEN SEURANTA

Rahastojen säilytysyhteisö vastaa yhtiöihin liittyvien asioiden kuten osingosta, merkintäoikeuksista, osakeanneista, fissioista, fuusioista ja yhtiökokouksista tiedottamisesta ja hallinnoimisesta.
Lisäksi salkunhoitajan tehtävänä on eri tukijärjestelmien avulla seurata jatkuvasti kaikkia salkkuyhtiöihinsä vaikuttavia asioita. Salkut on rekisteröity Bloombergin salkkujärjestelmään, minkä ansiosta salkunhoitajat saavat yleiskuvan jokaisen salkkuyhtiön kannalta olennaisista uutisista. Lisäksi yhtiötietokannasta Company Intelligence saadaan tietoa seuraavan tulosraportoinnin aikataulusta. Yhtiökokouksen päivämäärä sekä pörssilistaus ja/tai kokouskutsu ovat luettavissa yhtiöiden kotisivuilla.

ODIN Forvaltning käyttää apunaan myös ulkoisia niin kutsuttujen ESG-palvelujen (Environmental, Social and Governance) tarjoajia. Nämä palvelut käsittävät yhtiöitä koskevien varteenotettavien uutisten seurannan sekä neuvoja siitä, millä tavalla yhtiökokouksessa tulee äänestää hyvän omistajaohjauksen periaatteiden mukaisesti. Tämänhetkisten omistustensa myötä ODINilla on mahdollisuus antaa maailmanlaajuisesti suosituksia yli 10 000 yhtiökokouksessa annettavien äänten osalta.

4. TOIMENPITEET, JOILLA TAATAAN ÄÄNIOIKEUDEN KÄYTTÄMINEN RAHASTON STRATEGIAN MUKAISESTI

Jokainen rahasto äänestää yhtiökokouksessa yksilöllisesti. Kaikki rahastot äänestävät hyvän omistajaohjauksen periaatteiden mukaisesti, mutta yleisten periaatteiden lisäksi rahaston äänestyskäyttäytymisen määräävät rahaston strategia ja mandaatti.
Salkunhoitajat seuraavat tarkasti salkun yksittäisten sijoitusten kehitystä ja ovat jatkuvasti yhteydessä yhtiöihin sekä ympäristö- ja sosiaaliseen vastuuseen sekä hallintotapaan liittyvien palvelujen toimittajiin. Tämän ansiosta äänestys perustuu hyvään omistajaohjaukseen ja rahaston strategiaan.

5. ETURISTIRIITOJEN TORJUMISTOIMET

Salkunhoitajien yksiselitteisenä tehtävänä on valvoa osuudenomistajien etuja. Tämä tarkoittaa, että jos yhtiön hallinnoiman rahaston tai saman konsernin rahastojen ja yhtiöiden väliset intressit poikkeavat toisistaan, äänioikeuksia tulee aina käyttää kunkin yksittäisen rahaston edun parhaaksi.
ODIN voi mahdollisesti äänestää aktiivisen salkkuasiakkaan puolesta, mutta siitä on aina sovittava erikseen. Lisäksi on sovittava siitä, onko salkunhoitajan vai asiakkaan tehtävänä arvioida tarvetta ryhtyä muihin omistajavallan käyttöön liittyviin toimiin asiakkaan varojen turvaamiseksi. Mikäli asiakkaiden taktisten etujen arvellaan poikkeavan äänestyksessä toisistaan esimerkiksi sikäli, etteivät asiakkaan edut ole sopusoinnussa asianomaisten henkilöiden, ODINin tai rahastojen etujen kanssa, ODIN ei ota valtakirjaa äänestääkseen asiakkaan puolesta.

Jos sellainen eturistiriita syntyy, siitä ja sen ratkaisemisesta tulee raportoida ja se tulee dokumentoida Compliance & Juridisk -osastolle, joka käsittelee asian eturistiriitojen käsittelyä koskevien menettelyjen mukaisesti.

6. ODININ HALLITUKSEN VALTAKIRJA

Rahastojen osakkeiden antamaa äänioikeutta voidaan käyttää ainoastaan hallituksen valtuutuksella, ja tämä valtakirja on voimassa ainoastaan niin kauan kuin suurin osa osuudenomistajien valitsemista hallituksen jäsenistä suostuvat siihen. Sellainen valtakirja voidaan antaa ainoastaan vuodeksi kerrallaan. Jos äänestyksen tulos vaikuttaa ristiriitaiselta, osuudenomistajien valitsemia hallituksen jäseniä tulee konsultoida etukäteen, vaikka yleinen valtakirja on annettu. Hallituksen tulee kerran vuodessa saada raportti Odin Forvaltningin osallistumisesta yhtiöiden yhtiökokouksiin.

7. OSUUDENOMISTAJILLE ANNETTAVA TIETO

Äänioikeuden käyttämistä koskevat toimintaohjeet käyvät ilmi ODIN Forvaltningin verkkosivulta tai ottamalla meihin yhteyttä muulla tavalla. Jos ODIN Rahastojen äänestykseen liittyy ristiriitaisuuksia ja rahastojen osuudenomistajia erityisen paljon kiinnostavia seikkoja, ODINin verkkosivulta löytyy lisätietoa rahastojen äänestyskäytännöstä.
Osuudenomistajat saavat veloituksetta tietoa siitä, miten äänestysoikeutta on kaiken kaikkiaan käytetty,