Tietosuojalausunto

Olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietojasi. Tässä tietosuojalausunnossa kerrotaan, miten keräämme tietoja verkkosivujemme kävijöistä ja miten käsittelemme tietoja. Kerromme myös, miten tallennamme henkilötietoja järjestelmissämme olevista asiakkaista (eli osuudenomistajista).

1. Verkkosivujemme käyttäjien tietojen ja henkilötietojen tallentaminen

ODIN Forvaltning AS (jäljempänä ODIN) on vastuussa kaikesta sivustojen www.odinfond.no ja www.odin.fi sisällöstä ja vastaa henkilötietojen käsittelystä tietosuojalain mukaisesti.

1.1 Tietojen keräämisen tarkoitus

Keräämme tietoa verkkosivujemme kävijöistä. Tavoitteena on kerätä tilastoja, jotka voisivat auttaa kehittämään sekä kanaviemme käyttäjäkokemusta että niiden sisältöä. Käytämme tietoja tarkoituksena yksinomaan:

  • Arvioida tarjoamiemme palveluiden käyttöä.
  • Mitata tarjoamiemme palveluiden käyttäjien käyttäytymistä, jotta voimme optimoida, kehittää ja parantaa entisestään käyttäjäkokemustasi.

1.2 Evästeet

Käytämme tietojen keräämisessä evästeitä, ”cookies”. Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka sisältävät tietoja tavastasi käyttää verkkosivustoamme.

Evästeiden tarkoituksena on:

  • Helpottaa tietojen käyttöäsi jatkossa. Sinun ei esimerkiksi tarvitse täyttää samaa lomaketta toistuvasti.
  • Tunnistaa toistuvien käyttäjien vierailut.
  • Rekisteröidä yleisiä tilastotietoja, kuten selaintyyppi, ajankohta, kieli ja sivusto, jolta käyttäjän on siirtymässä.

Voit poistaa evästeet noudattamalla selaimesi antamia evästeiden poistamisohjeita.

Lue lisää käyttämistämme evästeistä tästä >>

1.3 Nämä tiedot tallennetaan evästeiden avulla

Nimettömät käyttäytymistiedot

  • Mitä selainta käytetään
  • Päivämäärä ja aika
  • Vieraillut sivut
  • Verkkosivuillamme käytetty aika
  • Toimenpiteet (kuten rahastojen ostot, uutiskirjeen tilaaminen, täytettyjen lomakkeiden määrä)

Sinuun ja profiiliisi liittyvät käyttäytymistiedot
Nämä tiedot tallennetaan, jos olet antanut siihen luvan sivustollamme.

  • Kuinka monella sivustomme sivulla olet keskimäärin vieraillut. Ensimmäinen sivu, jolla vierailit.
  • Ensimmäinen sivu, jolta tulit ennen päätymistä sivustollemme.
  • Ensimmäinen kampanja, johon osallistuit (ehkä uutiskirjeen tilaaminen, rahasto-osuuden osto, lomakkeen täyttäminen).
  • Viimeinen sivu, jolla vierailit.
  • Viimeisin sivu, jolta tulit ennen päätymistä sivustollemme.
  • Viimeisin kampanja, johon osallistuit (ehkä uutiskirjeen tilaaminen, rahasto-osuuden osto, lomakkeen täyttäminen). Suoritettujen toimenpiteiden määrä sivustolla.
  • Vierailemiesi sivujen lukumäärä
  • Sinulle käyttäjänä rekisteröityjen istuntojen lukumäärä
  • Lähde, joka on ohjannut sinut sivustollemme (Esim. Google, verkkolehti, suora verkkoliikenne, sosiaalinen media)

1.4 Näitä työkaluja käytämme tietojen keräämiseen

Käytämme alihankkijoita verkkoanalyyseihin ja markkinointitoimiin:

Google Analytics (verkkoanalyysi)
Google Analytics on verkkoanalyysityökalu, joka kerää tietoja ja kokoaa tilastoja, jotta voimme parantaa ja kehittää sivustoamme. Siinä keräämme tietoja sivuista, joilla käyttäjä vierailee, miltä sivuilta käyttäjät tulevat, kuinka kauan käyttäjät viipyvät sivuillamme, kuinka monta kertaa käyttäjät ovat sivuillamme käyneet, ovatko he tehneet toimenpiteitä (esim. tehneet ostoja, tilanneet uutiskirjeitä, kokeilleet rahasto-opastamme tai täyttäneet yhteydenottolomakkeen). Kaikki kerättävät tiedot ovat nimettömiä.

HubSpot: työkalu sähköpostiviestejä ja markkinointia varten

Käytämme HubSpotia viestien lähettämiseen ja niihin liittyvään markkinointiin.

Ennen kuin olet tullut asiakkaaksemme tai antanut yhteystietosi esimerkiksi ilmoittautumalla uutiskirjeen tilaajaksi, tiedot ovat nimettöminä HubSpot-järjestelmässä. Kun ilmoitat haluavasti vastaanottaa meiltä tietoja kuten sähköpostiviestejä, sähköpostiosoitteesi tallennetaan. Tietosi säilyvät HubSpotissa, kunnes joko poistut sähköpostilistalta tai lopetat asiakassuhteesi ODINissa.

HubSpot on yhdysvaltalainen yhtiö, joka tallentaa ja käsittelee tietoja Yhdysvalloissa. Yhtiö on “Privacy Shield”-sertifioitu. Se tarkoittaa, että yhtiöön sovelletaan sääntöjä, jotka suojaavat tietojasi samaan tapaan kuin jos ne olisivat tallennettuina Euroopassa.

Olemme tehneet HubSpotin kanssa tietojen käsittelyä koskevan sopimuksen varmistaaksemme, että tietojasi käsitellään sääntöjen mukaisesti. Tämä asettaa selkeät rajat sille, miten HubSpotin on käsiteltävä sinua koskevia tietoja.

HubSpot: CRM ja asiakasseuranta

Hubspot on myös meidän (CRM) järjestelmämme nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden seuraamista varten. Jotta voisimme antaa asiakkaillemme asianmukaista, hyödyllistä ja henkilökohtaista tietoa, tietyt tiedot ovat käytettävissämme HubSpotissa. Meidän on tärkeää pystyä antamaan asiakkaillemme parempi asiakaskokemus ODINissa. Kirjaamme myös kanssasi potentiaalisena tai varsinaisena asiakkaanamme esimerkiksi sähköpostitse tai tapaamisten yhteydessä toteutettua viestintäämme. Näemme myös, oletko avannut sähköpostiviestimme vai ei. Silloin tiedämme pian, kiinnostaako lähettämämme viesti sinua ja meidän ei tarvitse soittaa sinulle ennen kuin olet tosiasiallisesti valmis keskustelemaan.

Säilytämme nämä tiedot niin pitkään, kun asiakassuhteesi kanssamme jatkuu.

2. Asiakkaita koskevien henkilötietojen tallentaminen

2.1 Nämä ovat henkilötietoja

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka voidaan suoraan tai välillisesti liittää yksityishenkilöön, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, tiedot pankkitileistä ja arvopaperitileistä.

Tiedot tallennetaan yhtiön sisäisessä asiakasrekisterissä olevaan jäsenneltyyn järjestelmään. Katso alla oleva tietoturvaa koskeva kappale. Henkilötiedot, joita käsittelemme:

  • Tunnistetiedot (esimerkiksi nimi, henkilötunnus, IP-osoite)
  • Yhteystiedot (esimerkiksi sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero)
  • Laissa määrätyt tiedot (esimerkiksi kansalaisuus, verotusmaa)
  • Taloudelliset tiedot (esimerkiksi tilinumero, maksutapahtumatiedot)

2.2 Henkilötietojen keräämisen tarkoitus

  • Voimme kerätä henkilötietoja vain tiettyjä, laillisia tarkoituksia varten, ja tietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty.
    Kanssasi tekemämme sopimuksen täyttäminen: Voidaksemme toimittaa meiltä tilaamamme palvelut meidän on käytettävä henkilötietojasi. Henkilötietoja käytetään jatkuvasti sopimussuhteemme hallinnoinnissa ja siihen kuuluvien ehtojen täyttämisessä.
  • Laissa määrättyjen tehtäviemme suorittaminen: Käytämme ajoittain henkilötietojasi voidaksemme täyttää meille asetetut oikeudelliset velvoitteet. Rahanpesua ja terrorismin rahoitusta koskevat lait velvoittavat meidät ja kaikki muut rajoitusalan toimijat rekisteröimään ja tallentamaan tietoa ODINin asiakassuhteiden tarkoituksesta, mistä investoimasi rahat ovat peräisin ja oletko poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö. Laki velvoittaa meidät myös suorittamaan asiakkaan riskiluokituksen. Luokitus perustuu sijoitettuun summaan, kauppojen määrään ja toistuvuuteen sekä asiakassuhteen kestoon.

2.3 Käsittelyn peruste

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn perustana on tarpeemme täyttää rekisteröidyn henkilön kanssa tekemämme sopimus (esimerkiksi säästämisestä johonkin arvopaperirahastoistamme) lainsäädännön edellyttämällä tavalla (esimerkiksi rahanpesua koskevan lain tai verolain mukaisesti).

2.4 Henkilötietojen luovuttaminen

Emme koskaan luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille henkilöille, jos et ole antanut siihen lupaa tai jos luovutukselle ei ole muuta laissa säädettyä perustetta.

ODIN käsittelee henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Olemme velvollisia pitämään luottamuksellisina toimintamme puitteissa asiakkaasta saamamme tiedot, ellei laeissa tai asetuksissa ole muuta säädetty tai ellemme ole saaneet kirjallista lupaa luottamuksellisten tietojen luovuttamiseksi edelleen.

2.5 Henkilötietojen säilyttäminen ja poistaminen

Säilytämme ja tallennamme asiakkaiden kanssa käymäämme viestintää niin kauan kuin asiakassuhde on olemassa. Henkilötietoja päivitetään säännöllisesti väestörekisteritietojen perusteella, jotta meillä on sinusta aina oikeat tiedot.

Rekisteröimme ja tallennamme tietoja myös mahdollisista huoltajista, edunsaajista tai muista henkilöistä, joilla on oikeus käyttää asiakkaan tiliä. Kysymme verotusmaan, jotta voimme raportoida oikein asianomaisen maan veroviranomaisille.

Meillä on velvollisuus korjata tai poistaa asiakkaitamme koskevat tiedot, jos ne ovat puutteellisia, virheellisiä tai tarpeettomia. Asiakassuhdetta koskevien tietojen tietosuojalain mukainen poistamisvelvollisuus voi olla joissakin tapauksissa ajallisesti rajoitettu muun lainsäädännön nojalla.

2.6 Asiakkaiden tietoturva

Asiakastiedot säilytetään ODIN Forvaltning AS:n sisäisessä tietokannassa, johon pääsy ja jonka muuttaminen, hävittäminen tai levittäminen ilman lupaa on estetty. Tarkastamme jatkuvasti, kenellä työntekijöistämme on oikeutettu pääsy tietokantaamme, ja pyrimme noudattamaan hyviä hallinnollisia ja teknisiä menettelyjä tietojen suojaamiseksi.

2.7 Omat henkilötietosi

Asiakkaana löydät tarkemmat tiedot tallentamistamme sinua koskevista henkilötiedoista, niiden käsittelyn perusteista ja henkilötietojen käytön tarkoituksesta ODIN Onlinen kohdasta Oma profiili.

3. Turvallinen viestintä

Henkilötietojen käsittelyä koskevan lain mukaan meidän on huolehdittava asiakasviestintämme turvallisuudesta. Suojaamatonta sähköpostiyhteyttä ei pidetä turvallisena, ja siksi pyydämme sinua välttämään henkilötietojesi lähettämistä meille sähköpostitse.

3.1 Oletko jo asiakas?

Silloin olet jo todistanut henkilöllisyytesi ja voit käyttää ODIN Onlinea (verkkoratkaisuamme) turvalliseen viestintään kanssamme. Kirjaudu sisään pankkitunnuksillasi tai käytä osoitteessa odin.fi olevia lomakkeita. Lomakkeet tulee lähettää tietosuojan vuoksi postitse tai faksilla. Suosittelemme sinulle myös verkkoratkaisun käyttöä, joka on helpoin ja turvallisin vaihtoehto.

Etkö ole vielä asiakas?

Jos et ole vielä asiakas, kirjaudu verkkojärjestelmäämme rahastojen käsittelemiseksi turvallisesti. Jos sinulla ei ole pankkitunnuksia, voit ottaa yhteyttä soittamalla asiakaspalvelun puhelinnumeroon 09-4735 5100, tai käyttämällä “Ota yhteyttä”-lomaketta, joka on sivuilla odin.fi.

4. Oikeutesi

4.1 Tiedot ja niihin tutustuminen

Asiakkaana sinulla on oikeus tutustua yhtiön henkilötietojen käsittelyssä noudattamiin rutiineihin ja saada nähtäväksesi sinusta rekisteröidyt ja säilytettävät tiedot. Jos haluat nähdä tietosi tai saada lisätietoa asiasta, ota meihin yhteys sähköpostiosoitteella innsyn@odinfond.no. Älä koskaan anna meille luottamuksellisia henkilötietoja sähköpostitse. Käsittelemme kysymyksesi mahdollisimman nopeasti ja lähetämme sinulle vastauksen kirjeellä väestörekisteriin merkittyyn osoitteeseesi.

Tiedot tallennetuista henkilötiedoistasi saat myös kirjautumalla ODIN Onlineen, katso edellä kohta 2.7.

ODIN ei voi toimittaa henkilötietoja ja tietoja sinusta asiakkaanamme tallennetuista henkilötiedoista puhelinkeskustelun perusteella. Meidän on tiedettävä varmasti, kuka meille soittaa pyytääkseen saada nähtäväkseen tallennetut tiedot ja että pyyntö koskee kyseistä henkilöä.

4.2 Oikeus tulla unohdetuksi

Uusi henkilötietolaki antaa sinulle asiakkaana oikeuden ”tulla unohdetuksi”, toisin sanoen saada henkilötietosi poistetuiksi. Tämä tapahtuu silloin, kun meillä sinusta olevat tiedot eivät enää ole tarpeen sitä tarkoitusta varten, johon ne on kerätty. Tähän oikeuteen liittyy tiettyjä ehtoja, joiden mukaan emme aina voi poistaa meillä sinusta olevia tietoja. Arvopaperirahastoja hallinnoivana yhtiönä ODIN Forvaltningin on noudatettava useita säädöksiä tietojen säilyttämisen määräajoista. Niihin kuuluvat kirjanpitolaki, rahanpesua koskeva laki ja verolaki.

Voit myös vaatia sinua koskevien virheellisten tietojen poistamista. Pyrimme itse pitämään sinusta tallentamamme tiedot ajan tasalla ja oikeina, mutta virheitä huomatessasi voit soittaa asiakaspalveluumme numeroon 09-4735 5100.

5. Valitusoikeus Suomen tietosuojaviranomaiselle

Tietosuojalainsäädännön mukaisesti yksityishenkilöiden henkilötietojen käsittely tavalla, joka loukkaa heidän yksityisyyttään, on kielletty. Suomen tietosuojaviranomaisen tehtävänä on valvoa lain noudattamista. Jos olet havainnut jotain, joka mielestäsi rikkoo näitä säännöksiä, voit tehdä kirjallisen valituksen tietosuojaviranomaiselle. Lue lisää valituksen tekemisestä tästä